「最近、ChatGPTってよく聞くけど、一体何ができるの？」
「メールの文章を作るのが苦手で、いつも時間がかかっちゃうんだよね…」
もしあなたがそう思っているなら、今回の記事はまさにあなたのために書きました！今回は、話題のAI「ChatGPT」を使って、あっという間にメールの文章を作成する方法をご紹介します。仕事で使えるビジネスメールから、プライベートなやり取りまで、ChatGPTがあなたのメール作成を強力にサポートしてくれますよ！
なぜChatGPTでメールが簡単に作成できるの？
ChatGPTは、まるで人間のように自然な言葉で会話ができるAIです。あなたが「〇〇について、△△宛にメールを作成して」とお願いするだけで、ChatGPTは状況を理解し、適切な言葉遣いでメールの文章を生成してくれます。難しい言葉や複雑な操作は一切不要！まるで優秀なアシスタントがあなたの代わりにメールを書いてくれるような感覚です。
ビジネスシーンでChatGPTを活用！簡単なメール作成例
ビジネスメールは、相手に失礼のないように、かつ要点を的確に伝える必要がありますよね。ChatGPTを使えば、そんなビジネスメールも簡単に作成できます。
例1：お礼状の作成
「先日のお打ち合わせ、ありがとうございました。実りあるご意見交換ができ、大変感謝しております。」という内容のお礼状を作成してみましょう。
ChatGPTへの指示（プロンプト）:
〇〇株式会社の△△様宛に、先日のお打ち合わせのお礼状を作成してください。実りあるご意見交換ができたことへの感謝を伝え、今後とも連携していきたい旨を添えてください。丁寧な言葉遣いでお願いします。
ChatGPTの生成例:
件名：【御礼】〇月〇日のお打ち合わせについて
〇〇株式会社<br> △△様
いつもお世話になっております。
先日は、貴重なお時間をいただき、〇〇に関するお打ち合わせにご参加いただき、誠にありがとうございました。
△△様との実りあるご意見交換を通じ、今後の連携について具体的な方向性を確認することができ、大変感謝しております。今回の話し合いを踏まえ、より一層協力体制を強化し、プロジェクトの推進に尽力して参りたいと存じます。
引き続き、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社<br> □□
このように、具体的な指示を出すだけで、丁寧なビジネスメールが完成します。必要に応じて、内容を少し修正するだけで、すぐに送信できますね。
例2：日程調整の依頼メール作成
複数の候補日を提示して、会議の日程調整を依頼するメールを作成してみましょう。
ChatGPTへの指示（プロンプト）:
〇〇株式会社の△△様宛に、〇〇に関する会議の日程調整のお願いメールを作成してください。こちらの候補日として、〇月〇日午前、〇月〇日午後、〇月〇日終日を提示し、ご都合の良い日時をいくつか教えていただきたい旨を伝えてください。丁寧な言葉遣いでお願いします。
ChatGPTの生成例:
件名：【日程調整のお願い】〇〇に関する会議について
〇〇株式会社<br> △△様
いつもお世話になっております。
さて、〇〇に関する会議を下記日程にて開催したく、ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますでしょうか。
【候補日】
- 〇月〇日（午前）
- 〇月〇日（午後）
- 〇月〇日（終日）
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご希望の日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社<br> □□
このように、ChatGPTは複数の情報を整理して、分かりやすいメールを作成してくれます。
ChatGPTでビジネス文書作成の効率アップ
メール以外にも、ChatGPTは様々なビジネス文書の作成をサポートしてくれます。例えば、企画書の概要、議事録の要約、報告書のたたき台など、文章作成にかかる時間を大幅に削減できます。
重要なのは、ChatGPTに具体的な指示を出すこと。目的、相手、伝えたい内容などを明確に伝えることで、より精度の高い文章を生成してもらうことができます。
プライベートでもChatGPTを活用！日常のメールも楽々
ChatGPTは、ビジネスシーンだけでなく、プライベートなメール作成でも大活躍します。
例1：友達への近況報告メール作成
久しぶりの友達に、最近の出来事を手軽に報告したい時にもChatGPTが役立ちます。
ChatGPTへの指示（プロンプト）:
久しぶりの友達の〇〇へ、最近引っ越しをしたこと、新しい趣味を見つけたこと（〇〇）、週末に△△へ行く予定があることを伝えるメールを、親しみやすい言葉遣いで作成してください。
ChatGPTの生成例:
件名：元気にしてる？最近の私だよ！
〇〇へ
元気にしてるー？最近、バタバタしてたんだけど、実は引っ越しをしたんだ！新しい家、なかなか快適だよ！
あとね、前から気になってた〇〇っていう趣味を始めたんだ。これがまた楽しくて！今度会った時にでも話すね。
そうそう、週末は△△へ遊びに行く予定なんだ。美味しいもの食べたり、のんびりしたりしてくるつもり！
〇〇も元気にしてるかな？また近いうちに連絡するね！
□□より
このように、箇条書きで伝えたいことを指示するだけでも、自然で温かいメールを作成できます。
例2：お店への問い合わせメール作成
レストランの予約や、お店の場所の確認など、ちょっとした問い合わせメールもChatGPTにお任せです。
ChatGPTへの指示（プロンプト）:
〇〇レストランに、〇月〇日の夜7時に大人2名で予約したい旨を伝えるメールを作成してください。もし満席の場合のキャンセル待ちについても尋ねてください。丁寧な言葉遣いでお願いします。
ChatGPTの生成例:
件名：〇月〇日 夜7時の予約希望
〇〇レストラン 御担当者様
いつもお世話になっております。
〇月〇日（〇）の夜7時に、大人2名で予約をお願いしたく、ご連絡いたしました。
もし、ご希望の日時が満席の場合には、キャンセル待ちをさせていただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
□□
ChatGPTを使えば、面倒な問い合わせメールもスムーズに作成できます。
ChatGPTでメールを作成する際の注意点
ChatGPTは非常に便利なツールですが、完璧ではありません。以下の点に注意して活用しましょう。
- 生成された文章は必ず確認する: ChatGPTが生成した文章は、あくまでもたたき台として考え、誤字脱字や不自然な表現がないか、必ず自分で確認しましょう。
- 個人情報や機密情報の入力は避ける: ChatGPTに入力した情報は、学習データとして利用される可能性があります。個人情報や社内の機密情報など、外部に漏れてはいけない情報は入力しないようにしましょう。
- ChatGPTの回答を鵜呑みにしない: ChatGPTは学習データに基づいて文章を生成しますが、必ずしも内容が正確であるとは限りません。重要な情報は、必ず別の情報源と照らし合わせて確認するようにしましょう。
- 著作権に注意する: ChatGPTが生成した文章をそのまま公開・利用する場合は、著作権に配慮する必要があります。特に商用利用の場合は、利用規約などをしっかりと確認しましょう。
まとめ：ChatGPTを活用してメール作成をもっと楽に！
今回の記事では、ChatGPTを使ってメールの文章を簡単に作成する方法をご紹介しました。ビジネスシーンでもプライベートでも、ChatGPTはあなたのメール作成を強力にサポートしてくれるはずです。
メール作成に苦手意識を持っている方や、もっと効率的にメールを作成したい方は、ぜひ一度ChatGPTを試してみてください。きっと、その便利さに驚くはずですよ！
次回の「AIお助け隊」では、ChatGPTを使ってブログ記事のアイデアを出したり、文章作成のヒントを得たりする方法をご紹介します。お楽しみに！
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参考情報
- OpenAI：ChatGPT（OpenAI利用規約）
- OpenAI：Blog
- リコーのAI：ChatGPTでビジネスメールを作成する方法とは？プロンプト例もご紹介
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